Schlussrechnung

Mit der Schlussrechnung entscheidet sich, wann und wie viel Geld am Ende eines Auftrags kommt. Wer sie erst Wochen nach der Abnahme schreibt, verschenkt Zeit, denn ohne sie wird der Werklohn beim Bauvertrag nicht fällig (§ 650g Abs. 4 BGB).

Wann ist eine Schlussrechnung prüffähig?

Prüffähig ist sie, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für deinen Kunden nachvollziehbar ist. Erhebt dein Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig. In der Praxis heißt das:

• Positionen in der Reihenfolge von Angebot oder Leistungsverzeichnis.
• Mengen mit Aufmaß belegt, Nachträge gesondert ausgewiesen.
• Alle erhaltenen Abschläge einzeln aufgeführt und abgezogen.
• Die Pflichtangaben einer Rechnung, bei Bauleistungen an andere Baubetriebe gegebenenfalls ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG.

Schlussrechnung nach VOB/B: diese Fristen gelten

• Die Schlusszahlung ist alsbald nach Prüfung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Bis zu 60 Tage sind nur möglich, wenn das ausdrücklich vereinbart und wegen der besonderen Art des Auftrags sachlich gerechtfertigt ist.
• Einwände gegen die Prüfbarkeit muss dein Auftraggeber mit Gründen bis zum Ablauf dieser Frist erheben, sonst kann er sich nicht mehr darauf berufen.
• Verzögert sich die Prüfung, ist das unbestrittene Guthaben sofort als Abschlag zu zahlen.
• Nimmst du die Schlusszahlung ohne Vorbehalt an, sind Nachforderungen ausgeschlossen, wenn du schriftlich darauf hingewiesen wurdest. Den Vorbehalt erklärst du binnen 28 Tagen, die Begründung folgt binnen weiterer 28 Tage.

Alle wichtigen Regeln im Überblick stehen im Eintrag VOB/B.

Was ist eine Teilschlussrechnung?

Eine Teilschlussrechnung rechnet einen in sich abgeschlossenen Teil der Leistung endgültig ab, bevor der ganze Auftrag fertig ist, etwa ein fertiges Haus in einem Bauabschnitt mit mehreren Häusern. Anders als eine Abschlagsrechnung ist sie nicht vorläufig.

Voraussetzung ist eine Teilabnahme. Nach BGB wird die Vergütung für einen Teil bei dessen Abnahme fällig, wenn das Werk in Teilen abzunehmen und die Vergütung für die einzelnen Teile bestimmt ist (§ 641 Abs. 1 BGB). Mit VOB/B kannst du verlangen, dass in sich abgeschlossene Teile gesondert abgenommen werden. Danach können sie endgültig festgestellt und bezahlt werden (§ 16 VOB/B).

Rechenbeispiel: So baust du die Schlussrechnung auf

Ein Malerbetrieb hat ein Mehrfamilienhaus innen und außen gestrichen.

• Leistungen laut Aufmaß: 148.500 € netto
• Beauftragte Nachträge: 6.200 € netto
• Gesamtleistung: 154.700 € netto
• Abzüglich drei bezahlter Abschläge: 120.000 €
• Restforderung: 34.700 € netto zuzüglich Umsatzsteuer

Sind 5 % der Nettosumme als Sicherheit für Mängelansprüche vereinbart, behält der Auftraggeber 7.735 € ein, sofern du keine Bürgschaft stellst. Wie du das vermeidest, erklärt der Ratgeber Sicherheitseinbehalt. Wie die Abschläge davor aufgebaut sind, zeigt der Ratgeber Abschlagsrechnung.