Mahnwesen
Mahnwesen ist der feste Ablauf, mit dem ein Betrieb offene Rechnungen überwacht und Kunden, die nicht pünktlich zahlen, schrittweise erinnert und mahnt. Es reicht von der Zahlungserinnerung bis zum gerichtlichen Mahnverfahren.
Rechnungen schreiben gehört zum Handwerk, Rechnungen nachlaufen leider auch. Ohne festen Ablauf passiert das nebenbei, abends nach der Baustelle, und genau dann bleibt es liegen. Ein Mahnwesen sorgt dafür, dass keine Rechnung vergessen wird.
Wie viele Mahnungen braucht es?
Eine. Das Gesetz schreibt keine drei Mahnungen vor. Mahnst du nach Fälligkeit und zahlt dein Kunde trotzdem nicht, gerät er durch diese Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
Oft brauchst du nicht einmal die: Bei einem im Vertrag vereinbarten Zahlungstermin nach dem Kalender oder nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung tritt der Verzug von selbst ein, bei Verbrauchern nur mit einem Hinweis auf der Rechnung. Die Einzelheiten stehen im Eintrag Zahlungsverzug.
Ein Mahnwesen in vier Stufen
- Überwachen: Einmal pro Woche die offenen Posten durchgehen und fällige Rechnungen markieren.
- Erinnern: Kurz nach Ablauf des Zahlungsziels eine freundliche Zahlungserinnerung schicken oder anrufen.
- Mahnen: Eine klare Mahnung mit neuer Frist. Zwischen Unternehmen kannst du ab Verzug die Pauschale von 40 € und Verzugszinsen verlangen.
- Abgeben: Zahlt der Kunde trotzdem nicht, folgt der Mahnbescheid oder ein Inkasso.
Halte jeden Schritt mit Datum fest. Wichtig für die Verjährung: Eine Mahnung hält sie nicht auf, erst die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt sie (§ 204 BGB).
Was in eine Mahnung gehört
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag.
- Eine neue Zahlungsfrist mit festem Datum.
- Deine Bankverbindung.
- Bei Firmenkunden im Verzug der Hinweis auf Zinsen und Pauschale.
- In der letzten Mahnung die Ankündigung, dass sonst ein Mahnbescheid folgt.
Was ein gutes Mahnwesen im Handwerk ausmacht
- Feste Termine statt Bauchgefühl.
- Freundlich im Ton, klar in der Sache.
- Bei Einwänden sofort klären, ob es um die Leistung geht oder nur ums Geld.
- Rechnungen vollständig und prüffähig schreiben, damit es erst gar keine Rückfragen gibt.
Mit Factoring übernehmen wir das Mahnwesen komplett, ebenso den Rechnungsversand an deinen Kunden. Wie das im Ablauf aussieht, zeigt der Ratgeber So läuft Factoring ab. Was du tun kannst, wenn trotz Mahnung nichts kommt, steht im Ratgeber Kunde zahlt Rechnung nicht.
Häufige Fragen
Muss eine Mahnung schriftlich sein?
Nein, eine Mahnung ist an keine Form gebunden, sie geht auch mündlich oder per E-Mail. Für den Nachweis im Streit ist eine schriftliche Mahnung mit Datum aber besser. Wichtig ist, dass sie nach der Fälligkeit kommt und klar zur Zahlung auffordert.
Wie schnell sollte ich nach dem Zahlungsziel erinnern?
Möglichst in den ersten Tagen danach. Je länger eine Rechnung unbeachtet bleibt, desto eher behandelt dein Kunde sie als nachrangig. Ein kurzer Anruf klärt außerdem früh, ob es ein Problem mit der Leistung gibt.
Lohnt sich eine Software fürs Mahnwesen in einem kleinen Betrieb?
Hilfreich ist alles, was dir fällige Rechnungen automatisch anzeigt, oft reicht schon die Funktion im Rechnungsprogramm. Wer sich gar nicht mehr darum kümmern will, gibt das Mahnwesen mit Factoring ab. Dann übernehmen wir Mahnungen und Rechnungsversand.