Kunde zahlt Rechnung nicht: Was Handwerker jetzt tun können

Rechnung nicht bezahlt, was tun? Die Schritte im Überblick

Die Arbeit ist gemacht, die Rechnung ist raus, und auf dem Konto passiert nichts. Zahlt ein Kunde die Handwerkerrechnung nicht, hilft ein klarer Fahrplan mehr als Ärger. Im Baugewerbe ist das kein Randthema: Laut Creditreform zahlten Kunden dort im ersten Quartal 2026 im Schnitt 15,0 Tage nach Fälligkeit, so spät wie in keiner anderen Branche. So gehst du Schritt für Schritt vor:

1. Prüfen, ob die Rechnung fällig ist
2. Freundlich nachfragen
3. Verzug feststellen
4. Verzugszinsen und Pauschale berechnen
5. Mahnen mit letzter Frist
6. Mahnbescheid beantragen
7. Verjährung im Blick behalten

Ein Hinweis vorab: Läuft eine Rechnung über Factoring, gehört die Forderung dem Factor, und das Mahnwesen liegt beim Factoring-Team. Die folgenden Schritte betreffen Rechnungen, die du selbst einziehst.

Schritt 1: Ist die Rechnung überhaupt fällig?

Bevor du mahnst, prüf die Grundlage. Beim Werkvertrag ist die Vergütung bei der Abnahme zu zahlen (§ 641 BGB). Beim Bauvertrag reicht das nicht: Zusätzlich braucht es eine prüffähige Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB). Sie gilt als prüffähig, wenn dein Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwände erhebt.

Fehlt die Abnahme, hilft eine Frist: Setzt du nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme und verweigert der Kunde sie nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen (§ 640 Abs. 2 BGB). Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn du sie mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast.

Ist die VOB/B vereinbart, wird die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig. Auf höchstens 60 Tage verlängert sich die Frist nur, wenn das ausdrücklich vereinbart und wegen der Art des Auftrags sachlich gerechtfertigt ist. Abschlagszahlungen werden nach VOB/B 21 Tage nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig.

Schritt 2: Freundlich nachfragen

Viele Rechnungen bleiben liegen, weil sie im Postfach untergegangen oder in der Freigabe hängen geblieben sind. Ein kurzer Anruf oder eine freundliche Zahlungserinnerung klärt das oft schnell. Frag dabei konkret nach, ob es Einwände gibt. Wer früh erfährt, dass ein Mangel gerügt wird, kann ihn beseitigen, bevor sich die Fronten verhärten.

Schritt 3: Ab wann dein Kunde in Verzug ist

Der Verzug ist der Wendepunkt, denn ab dann kostet die verspätete Zahlung deinen Kunden Geld. Das Gesetz kennt drei Wege in den Zahlungsverzug:

• Mahnung: Mahnst du nach Fälligkeit, ist dein Kunde ab Zugang der Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 1 BGB).
• Vereinbarter Termin: Ist im Vertrag ein fester Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart, etwa die Zahlung bis zum 15. November, tritt der Verzug mit Ablauf dieses Tages ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 BGB).
• 30-Tage-Regel: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ist dein Kunde auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB).

Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn deine Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist. Ein möglicher Satz auf der Rechnung: „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang dieser Rechnung, geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug.“ Wichtig: Die 30 Tage sind eine Obergrenze, kein gesetzliches Zahlungsziel. Und wer den Grund für die Verspätung nicht zu vertreten hat, kommt nicht in Verzug (§ 286 Abs. 4 BGB).

Schritt 4: Verzugszinsen und 40-Euro-Pauschale

Ab dem Verzug darfst du Zinsen verlangen. Die Höhe hängt am Basiszinssatz, den die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli bekannt gibt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 %.

• Gewerbliche Kunden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, im zweiten Halbjahr 2026 also 10,52 % pro Jahr (§ 288 Abs. 2 BGB).
• Verbraucher: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, also 6,52 % pro Jahr (§ 288 Abs. 1 BGB).

Rechenbeispiel: 10.000 € Werklohn, 30 Tage Verzug. Zwischen Unternehmen sind das 10.000 € × 10,52 % × 30 ÷ 365 = 86,47 €. Bei einem Verbraucher wären es 53,59 €.

Gegenüber gewerblichen Kunden kommt eine Pauschale von 40 € dazu, auch bei Abschlagsrechnungen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf spätere Kosten für Anwalt oder Inkasso angerechnet. Einen höheren Schaden kannst du zusätzlich geltend machen. Gegenüber Verbrauchern gibt es keine Pauschale.

Schritt 5: Die Mahnung mit letzter Frist

Eine bestimmte Zahl von Mahnungen schreibt das Gesetz nicht vor. Eine klare, sachliche Mahnung mit Frist ist trotzdem der faire letzte Schritt vor dem Gericht. Hinein gehören:

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
• der Hinweis, seit wann die Rechnung fällig ist
• Verzugszinsen und bei gewerblichen Kunden die 40-Euro-Pauschale
• eine konkrete Zahlungsfrist mit Datum
• die Ankündigung, dass du danach einen Mahnbescheid beantragst

Schick die Mahnung so, dass du den Zugang belegen kannst. Eine Mahnung allein hält die Verjährung übrigens nicht auf, dazu gleich mehr.

Schritt 6: Das gerichtliche Mahnverfahren

Zahlt dein Kunde auch nach der letzten Frist nicht, beantragst du einen Mahnbescheid. Das geht für eine bezifferte Geldforderung, auch online über online-mahnantrag.de. Das Gericht prüft dabei nicht, ob die Forderung besteht. Voraussetzung ist, dass deine Leistung erbracht ist: Hängt die Forderung noch von einer offenen Gegenleistung ab, ist das Mahnverfahren nicht möglich (§ 688 Abs. 2 Nr. 2 ZPO).

• Zuständig ist das Mahngericht für deinen Sitz, nicht für den deines Kunden (§ 689 Abs. 2 ZPO). Für Antragsteller im OLG-Bezirk Köln, also auch aus dem Rhein-Sieg-Kreis, aus Köln und Bonn, ist das zentrale Mahngericht beim Amtsgericht Euskirchen zuständig.
• Zwei Wochen: Dein Kunde wird aufgefordert, innerhalb von zwei Wochen nach Zustellung zu zahlen oder zu widersprechen. Widersprechen kann er, solange der Vollstreckungsbescheid noch nicht verfügt ist.
• Vollstreckungsbescheid: Widerspricht er nicht, beantragst du nach Ablauf der zwei Wochen den Vollstreckungsbescheid, spätestens sechs Monate nach Zustellung des Mahnbescheids. Gegen ihn kann dein Kunde binnen zwei Wochen Einspruch einlegen.
• Gerichtskosten: Es fällt eine halbe Gebühr nach dem Streitwert an, mindestens 38 €. Bei einer Forderung von 5.000 € sind das 85,25 €, bei 10.000 € sind es 141,50 €. Für den Vollstreckungsbescheid kommt keine weitere Gerichtsgebühr dazu.

Der Antrag braucht eine Unterschrift. Online geht es ohne Papier, etwa mit dem Online-Ausweis. Widerspricht dein Kunde, prüft erst ein Gericht in einem normalen Verfahren, ob die Forderung besteht.

Schritt 7: Die Verjährung im Blick behalten

Zahlungsansprüche aus Rechnungen verjähren in der Regel in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du Kunde und Umstände kennst (§ 199 BGB). Rechenbeispiel: Werklohn fällig im März 2026, Verjährungsbeginn mit Ablauf des 31.12.2026, Verjährung mit Ablauf des 31.12.2029.

Eine Mahnung hält die Verjährung nicht auf. Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt sie dagegen (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB). Wer eine alte Forderung kurz vor Jahresende entdeckt, sollte deshalb nicht mehr mit Briefen arbeiten, sondern den Mahnbescheid beantragen.

Wenn der Kunde wegen Mängeln nicht zahlt

Nennt dein Kunde Mängel als Grund, ändert sich die Lage. Nach Fälligkeit darf er einen angemessenen Teil zurückhalten, in der Regel das Doppelte der Kosten für die Mängelbeseitigung (§ 641 Abs. 3 BGB). Den Rest muss er zahlen. Wie du einen berechtigten von einem vorgeschobenen Mangel unterscheidest und was du dann tust, erklärt der Ratgeber Kunde zahlt wegen Mängeln nicht.

Laufender Auftrag: Arbeit einstellen oder Sicherheit verlangen

Zahlt ein Auftraggeber schon die Abschläge nicht, musst du nicht weiter in Vorleistung gehen. Ist die VOB/B vereinbart, darfst du die Arbeiten einstellen, wenn eine angemessene Nachfrist für die fällige Zahlung erfolglos verstrichen ist. Beim Bauvertrag kannst du außerdem eine Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB verlangen. Stellt der Kunde sie nicht innerhalb einer angemessenen Frist, darfst du die Arbeit verweigern oder den Vertrag kündigen. Die üblichen Kosten der Sicherheit bis zu 2 % im Jahr erstattest du dem Kunden. Einzelheiten und Ausnahmen stehen im Ratgeber Bauhandwerkersicherung.

Inkasso oder Anwalt?

Statt selbst zu mahnen, kannst du ein Inkassobüro oder einen Anwalt beauftragen. Die Kosten kannst du als Verzugsschaden vom Kunden verlangen, die 40-Euro-Pauschale wird darauf angerechnet. Bestreitet dein Kunde die Forderung, kommt aber auch ein Inkassobüro meist nicht weiter. Worin sich Inkasso und Factoring unterscheiden, zeigt der Ratgeber Factoring oder Inkasso?.

Vorbeugen spart mehr als jede Mahnung

Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. Diese Maßnahmen setzen vor dem Ärger an:

• Bonität vor dem Angebot prüfen: Mit der Bonitätsampel siehst du, ob ein neuer Auftraggeber zahlen kann, grün, gelb oder rot. Mehr im Ratgeber Bonität prüfen.
• Abschläge vereinbaren: Bei längeren Aufträgen kannst du Abschlagszahlungen für erbrachte Leistungen verlangen (§ 632a BGB). Dann hängt nie der ganze Auftrag offen.
• Abnahme dokumentieren: Ein unterschriebenes Protokoll mit Datum setzt die Fälligkeit klar.
• Verzugshinweis auf die Rechnung: Bei Verbrauchern ist er Voraussetzung für die 30-Tage-Regel.
• Factoring mit Ausfallschutz: Du hast das Geld 48 Stunden nach dem Einreichen, das Mahnwesen übernehmen wir. Und wenn dein Kunde nicht zahlt, dann zahlen wir.

Wie lange ein ausstehender Betrag einen Betrieb beschäftigen kann, erzählt Stuckateurmeister Gaetano Giacone aus Hennef. Er hat nach eigenen Worten für einen Auftrag zwei Jahre auf sein Geld gewartet. Im Video-Interview sagt er:

„Ich hatte die ganze Dokumentation, unterschriebene Auftragsbestätigung, ich hatte alles. … Mit Factoring hätte ich das innerhalb von 48 Stunden gehabt.“

Wenn du offene Rechnungen künftig nicht mehr selbst hinterherlaufen willst, sprich mit Rene im kostenlosen Erstgespräch oder ruf an unter 0160 96971320.