Factoring-Ablauf: So kommst du von der Rechnung zum Geld nach 48 Stunden

Der Factoring-Ablauf auf einen Blick

Factoring klingt nach Bank und viel Papier. Im Alltag ist es überschaubar. Der Factoring-Ablauf besteht aus einem Teil, den du einmal durchläufst, und einem Teil, der sich mit jeder Rechnung wiederholt:

• Einmal am Anfang: kostenloses Erstgespräch, Strategiegespräch, Factoring-Vertrag, Einrichtung.
• Bei jeder Rechnung: hochladen, Versand an den Kunden, Geld nach 48 Stunden, Zahlungseingang und Mahnwesen beim Factoring-Team.

Hier erfährst du, was in jedem Schritt passiert, was im Vertrag steht und wo du als Handwerker selbst gefragt bist.

Vor dem Start: Erstgespräch und Strategiegespräch

Am Anfang steht ein kostenloses Erstgespräch. Du kannst es über das Kontaktformular anfragen oder direkt anrufen. Darin geht es um deinen Betrieb, nicht um Kleingedrucktes: wie du arbeitest, für wen und wie lange du auf dein Geld wartest.

Im Strategiegespräch schaut Rene van Laer dann ehrlich auf deine Zahlen und rechnet durch, was Factoring für deinen Betrieb bringt. Dabei wird auch geklärt, ob alle Rechnungen über Factoring laufen oder nur einzelne. Hilfreich ist, wenn du ein paar Angaben griffbereit hast:

• Jahresumsatz und die Entwicklung der letzten Jahre
• Art deiner Auftraggeber: Gewerbekunden, Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer, öffentliche Hand
• typische Rechnungsgrößen und wie viele Rechnungen du im Monat schreibst
• wie lange du im Schnitt auf dein Geld wartest
• Materialeinkauf im Jahr und ob du beim Großhandel Skonto ziehst
• die Vertragsbedingungen deiner wichtigsten Auftraggeber

Als Richtwert gilt: Factoring lohnt sich ab etwa 150.000 € Jahresumsatz.

Der Factoring-Vertrag: Was darin geregelt wird

Factoring läuft über einen Rahmenvertrag. So steht es auch im Gesetz: Das Kreditwesengesetz spricht vom laufenden Ankauf von Forderungen „auf der Grundlage von Rahmenverträgen“. Du unterschreibst also einmal und reichst danach Rechnung für Rechnung ein.

In einem Factoring-Vertrag stehen in der Regel diese Punkte:

• Umfang: welche Rechnungen angekauft werden, alle oder nur die bestimmter Kunden.
• Abtretung: Die Forderungen gehen durch Abtretung auf den Factor über (§ 398 BGB). Oft werden sie im Rahmenvertrag schon im Voraus abgetreten und beim Einreichen angekauft.
• Ausfallrisiko: ob der Factor das Risiko trägt, dass dein Kunde nicht zahlen kann (echtes Factoring), oder ob er auf dich zurückgreifen darf (unechtes Factoring).
• Bestand der Forderung: Du stehst in der Regel dafür ein, dass die Rechnung stimmt und die Leistung vertragsgemäß erbracht ist. Fachleute nennen das Verität. Dein Kunde behält seine Einwände auch gegenüber dem Factor (§ 404 BGB).
• Abwicklung: wer die Rechnungen verschickt, wohin der Kunde zahlt und wer mahnt.
• Laufzeit, Kündigung und Kosten: Diese Punkte gehören schriftlich und vollständig in den Vertrag.

Bei Rene van Laer ist der Forderungsausfallschutz enthalten: Wenn dein Kunde nicht zahlt, dann zahlen wir. Das Factoring läuft offen, den Rechnungsversand und das komplette Mahnwesen übernehmen wir. Was das für deine Kunden heißt, erklärt der Ratgeber offenes oder stilles Factoring.

Vier Fragen vor der Unterschrift

Lies den Factoring-Vertrag in Ruhe und frag nach, wenn dir etwas unklar ist. Diese vier Fragen sollten danach beantwortet sein:

1. Welche Rechnungen werden angekauft, und wer entscheidet das?
2. Was genau deckt der Ausfallschutz ab, und was nicht?
3. Wie werden Reklamationen, Gutschriften und Teilzahlungen behandelt?
4. Welche Laufzeit, welche Kündigungsfrist und welche Kosten gelten?

Abtretungsverbote in den Bedingungen großer Auftraggeber

Manche Generalunternehmer und Bauträger schließen in ihren Vertragsbedingungen die Abtretung aus. Zwischen Kaufleuten hilft hier § 354a HGB: Ist der Vertrag für beide Seiten ein Handelsgeschäft oder ist der Auftraggeber eine juristische Person des öffentlichen Rechts, ist die Abtretung einer Geldforderung trotzdem wirksam. Der Auftraggeber darf dann aber weiter mit befreiender Wirkung an dich zahlen.

Ein Haken für kleine Betriebe: Wer nicht im Handelsregister steht, ist nur Kaufmann, wenn der Betrieb einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht. Fehlt das, wirkt ein vereinbartes Abtretungsverbot (§ 399 BGB). Eine GmbH gilt dagegen schon kraft Gesetzes als Handelsgesellschaft. Bring die Bedingungen deiner wichtigsten Auftraggeber deshalb zum Strategiegespräch mit.

Schritt für Schritt: So läuft jede Rechnung

1. Arbeit abschließen und festhalten: Abnahme mit Protokoll, gemeinsames Aufmaß, schriftlich bestätigte Nachträge. Je klarer die Unterlagen, desto weniger Rückfragen.
2. Rechnung schreiben: wie gewohnt, mit allen Pflichtangaben.
3. Hochladen: Du lädst die Rechnung im Onlineportal hoch. Das dauert rund zwei Minuten.
4. Versand: Den Rechnungsversand an deinen Kunden übernehmen wir. Dein Kunde zahlt an ein anderes Konto, mehr ändert sich für ihn nicht. Weil ihm die Abtretung angezeigt ist, zahlt er direkt an den Factor (§§ 407, 409 BGB).
5. Auszahlung: 48 Stunden nach dem Einreichen ist das Geld auf deinem Konto.
6. Zahlungseingang und Mahnwesen: Wir behalten den Zahlungseingang im Blick und übernehmen das Mahnwesen komplett. Du schreibst keine Zahlungserinnerung mehr.
7. Ausfall: Kann dein Kunde nicht zahlen, greift der Forderungsausfallschutz.

Maximilian Wirz, Garten- und Landschaftsbauer aus Much, fasst es im Video-Interview so zusammen:

„Man lädt die Rechnung hoch, man hat das Geld, man muss sich nicht da nochmal drum kümmern.“

Was nach der Auszahlung passieren kann

• Dein Kunde zahlt pünktlich: Die Zahlung geht an den Factor, die Rechnung ist für dich erledigt.
• Dein Kunde zahlt spät: Erinnerung und Mahnung laufen über das Factoring-Team. Dein Geld hast du da längst.
• Dein Kunde kann nicht zahlen: Dann greift der Forderungsausfallschutz. Wenn dein Kunde nicht zahlt, dann zahlen wir.
• Dein Kunde bestreitet die Leistung: Dann bist du gefragt, denn es geht um deine Arbeit. Kläre Mangel oder Mengen zügig. Ein berechtigter Abzug wegen eines Mangels ist kein Fall für den Ausfallschutz.

Beispiel aus dem Handwerksalltag: eine Rechnung, drei Tage

Ein SHK-Betrieb tauscht in einem Mehrfamilienhaus die Heizungsanlage. Auftraggeber ist eine Hausverwaltung, die Rechnung lautet auf 23.800 €. Das Beispiel ist ausgedacht, der Ablauf ist typisch:

• Montag, 15 Uhr: Abnahme mit dem Verwalter, das Protokoll ist unterschrieben.
• Montag, 17 Uhr: Rechnung geschrieben und im Onlineportal hochgeladen.
• Mittwoch, 17 Uhr: Das Geld ist auf dem Konto des Betriebs. Er bezahlt die Großhandelsrechnung für Kessel und Speicher noch innerhalb der Skontofrist.
• Danach: Die Hausverwaltung prüft die Rechnung in Ruhe und zahlt nach ihrem Zahlungsziel an das Konto des Factors. Kommt nichts, läuft das Mahnwesen über das Factoring-Team.

Ohne Factoring hätte der Betrieb auf die Überweisung der Hausverwaltung gewartet, oft bis zum Ende des Zahlungsziels oder länger. Im Baugewerbe zahlten Kunden im ersten Quartal 2026 laut Creditreform im Schnitt 15,0 Tage nach Fälligkeit, so spät wie in keiner anderen Branche. Wie das im SHK-Handwerk mit teurer Technik in Vorleistung aussieht, beschreibt die Seite Factoring für SHK-Betriebe.

Was du im laufenden Betrieb selbst tun solltest

• Bonität vorher prüfen: Mit der Bonitätsampel siehst du vor dem Angebot, ob ein neuer Auftraggeber zahlen kann: grün, gelb oder rot. Mehr dazu im Ratgeber Bonität prüfen.
• Zeitnah hochladen: Jeder Tag zwischen Abnahme und Rechnung schiebt dein Geld nach hinten, ganz ohne Zutun des Kunden.
• Stammkunden informieren: Ein kurzer Hinweis vorab, dass Rechnungen künftig über ein anderes Konto laufen, verhindert Irritationen und Fehlüberweisungen.
• Einbehalte im Blick behalten: Behält ein Auftraggeber einen Sicherheitseinbehalt ein, fehlt dir dieser Teil oft über Jahre. Ist die VOB/B vereinbart, darfst du einen Einbehalt in der Regel durch eine Bürgschaft ersetzen (§ 17 VOB/B). Auch Bürgschaften gehören zu Renes Angebot.

Was sich im Büroalltag ändert

Der größte Unterschied zeigt sich nicht auf dem Konto, sondern am Schreibtisch. Ein paar Aufgaben fallen weg, eine kommt dazu:

• Fällt weg: Zahlungseingänge abgleichen, Erinnerungen schreiben, Mahnstufen nachhalten, Kunden hinterhertelefonieren.
• Bleibt: Rechnungen schreiben, Fragen zur Leistung beantworten, Nachträge und Aufmaß sauber dokumentieren.
• Kommt dazu: das Hochladen im Onlineportal, rund zwei Minuten pro Rechnung.
• Einmal klären: mit deinem Steuerberater, wie Factoring in deiner Buchhaltung erfasst wird.

Tischlermeister Aksel Orlovius aus Sankt Augustin beschreibt die Wirkung im Interview so:

„Ich würde Factoring auch anderen Handwerksbetrieben empfehlen, es spart Zeit. Man kann besser schlafen, schafft schneller Liquidität und vereinfacht den Tagesablauf oder den Büroalltag.“

Woran du einen guten Ablauf erkennst

Bevor du unterschreibst, lohnt der Vergleich. Ein guter Factoring-Ablauf ist für dich als Handwerker kurz, klar und planbar: feste Auszahlungszeit, wenig Aufwand pro Rechnung, klare Regeln für Reklamationen und ein persönlicher Ansprechpartner, der dein Gewerk versteht. Welche Fragen du jedem Anbieter stellen solltest, steht in der Checkliste zur Anbieterwahl.

Den Einstieg machst du mit dem kostenlosen Erstgespräch oder telefonisch unter 0160 96971320.