E-Rechnung-Pflicht im Handwerk: Fristen, Formate, Ausnahmen

E-Rechnung-Pflicht: der Fahrplan auf einen Blick

Die E-Rechnung kommt für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen in Stufen. Grundlage sind § 14 UStG und die Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG, eingeführt mit dem Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024. Stand dieses Artikels ist der 31.10.2026.

1. Seit 1. Januar 2025: empfangen. Jedes inländische Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür.
2. Umsätze bis Ende 2026: Übergang für alle. Alle Betriebe dürfen noch Papierrechnungen schicken oder, wenn der Empfänger zustimmt, PDF-Rechnungen.
3. Umsätze im Jahr 2027: Übergang nur noch für kleinere Betriebe. Papier oder PDF mit Zustimmung bleiben nur erlaubt, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr 2026 höchstens 800.000 € betrug. EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung des Empfängers für alle möglich.
4. Ab 1. Januar 2028: Pflicht für alle. Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen dann als E-Rechnung kommen.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das die europäische Norm EN 16931 erfüllt. Eine Software kann sie automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Zulässig sind zum Beispiel:

• XRechnung: ein reines Datenformat, das du ohne passendes Programm kaum lesen kannst.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: ein hybrides Format, also eine PDF mit eingebetteten Daten. Nicht zulässig sind die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
• Andere Formate wie EDI: nach Vereinbarung mit dem Empfänger, wenn sich die Angaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.

Wichtig: Eine normale PDF, die du per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung. Sie gilt als sonstige Rechnung, genau wie Papier.

Wer ist von der E-Rechnung-Pflicht ausgenommen?

• Privatkunden: Für Rechnungen an Verbraucher gibt es keine E-Rechnung-Pflicht. Papier bleibt zulässig, eine E-Rechnung oder PDF nur mit Zustimmung des Kunden.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 €: Sie dürfen weiter als Papier oder PDF gehen.
• Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, darf weiter sonstige Rechnungen schicken. Kleinunternehmer ist, wer im Vorjahr höchstens 25.000 € und im laufenden Jahr höchstens 100.000 € Umsatz hat (§ 19 UStG). Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen.
• Weitere Ausnahmen: Fahrausweise und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.

Für Handwerker mit Privatkunden bleibt eine Pflicht bestehen: Bei Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück musst du auch Privatkunden innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 3 UStG). Daran ändert die E-Rechnung nichts.

Gilt die 800.000-Euro-Grenze für deinen Betrieb?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im Vorjahr, für die Rechnungen des Jahres 2027 also dein Umsatz aus 2026. Gerechnet wird nach vereinnahmten Entgelten und netto, ohne Umsatzsteuer.

Rechenbeispiel: Ein Elektrobetrieb hat 2026 netto 760.000 € vereinnahmt. Für Umsätze im Jahr 2027 darf er Firmenkunden noch Papierrechnungen schicken, PDF-Rechnungen mit deren Zustimmung. Ein Holzbaubetrieb mit 840.000 € liegt über der Grenze. Er muss Rechnungen an Firmenkunden für Umsätze ab 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen. Ab 2028 gilt die Pflicht für beide Betriebe.

Wie Factoring für Elektrobetriebe funktioniert, steht unter Factoring für Elektrobetriebe.

Was in einer E-Rechnung stehen muss

Die E-Rechnung ändert das Format, nicht den Inhalt. Es gelten dieselben Pflichtangaben wie bei jeder Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG:

• vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
• deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Leistung
• das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt und jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung, etwa Skonto
• Steuersatz und Steuerbetrag oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Fehlt eine dieser Angaben, ist auch eine technisch saubere E-Rechnung keine ordnungsgemäße Rechnung. Wie du Zahlungsziel und Skonto richtig angibst, steht im Ratgeber Zahlungsziel auf der Rechnung.

Was die E-Rechnung für Bauhandwerker ändert

Mit dem BMF-Schreiben vom 15.10.2026 hat das Bundesfinanzministerium ergänzende Regeln veröffentlicht. Für das Bauhandwerk sind diese Punkte wichtig:

• Leistungsverzeichnis als Anlage: Vorerst reicht es, im strukturierten Teil die Leistung je Gewerk mit Summe zu beschreiben. Voraussetzung ist eine eingebettete, lesbare Anlage, die das Leistungsverzeichnis aufschlüsselt, und ein eindeutiger Verweis darauf. Das Leistungsverzeichnis kann zusätzlich als GAEB-Datei mitgehen.
• Abschlagsrechnungen: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die du vor deiner eigenen E-Rechnungspflicht gestellt hast, müssen nicht als E-Rechnung kommen, auch wenn Leistung und Zahlung später folgen. Mehr zu Abschlägen im Ratgeber Abschlagsrechnung.
• Schlussrechnung: Bei der Schlussrechnung als E-Rechnung wird bis 30.06.2030 toleriert, dass bezahlte Abschläge als Summe in einem Feld abgezogen werden.
• Skonto: Ist eine Entgeltminderung schriftlich vereinbart, genügt in der Rechnung ein allgemeiner Hinweis darauf, wenn die Unterlagen kurzfristig vorgelegt und leicht geprüft werden können. Rechenwege dazu im Ratgeber Skonto ziehen.
• Keine Ordnungswidrigkeit: Wer trotz Pflicht eine sonstige Rechnung ausstellt, begeht dadurch keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG. Die Pflicht zur E-Rechnung bleibt trotzdem.
• Übergang: E-Rechnungen bis 31.12.2026, die den Schreiben von 2024 und 2025 entsprechen, aber noch nicht den neuen Zusatzvorgaben, werden nicht beanstandet, auch nicht beim Vorsteuerabzug.

Für Bauleistungen an andere Bauunternehmen nach § 13b UStG gelten dieselben Fristen. Der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ gehört auch in die E-Rechnung (§ 14a Abs. 5 UStG). Mehr dazu im Lexikon unter Reverse Charge.

E-Rechnungen empfangen: Das musst du schon heute können

• Postfach festlegen: Eine E-Mail-Adresse, an die Lieferanten E-Rechnungen schicken. Teile sie deinen Lieferanten mit.
• Lesen können: Eine XRechnung ist eine Datei, kein Bild. Du brauchst ein Programm, das sie lesbar anzeigt, zum Beispiel deine Buchhaltungs- oder Handwerkersoftware.
• Prüfen und freigeben: Lege fest, wer Eingangsrechnungen prüft und freigibt, damit keine Skontofrist verstreicht.
• Aufbewahren: Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG).
• Kein Anspruch auf Papier: Wer eine E-Rechnung nicht annehmen kann oder will, hat keinen Anspruch darauf, dass der Lieferant stattdessen Papier schickt.

So stellst du deinen Betrieb in sechs Schritten um

1. Umsatz 2026 prüfen: Liegt dein Gesamtumsatz über 800.000 €, beginnt deine Pflicht für Umsätze ab 1.1.2027, sonst ab 1.1.2028.
2. Kunden sortieren: Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privatleute? Nur für Unternehmen brauchst du die E-Rechnung.
3. Software prüfen: Kann deine Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1 in einem zulässigen Profil erzeugen? Frag beim Anbieter nach.
4. Stammdaten pflegen: Vollständige Anschriften und Steuernummern deiner Firmenkunden, dazu die E-Mail-Adresse für ihren Rechnungseingang.
5. Testlauf machen: Schick einem Stammkunden vorab eine Test-E-Rechnung und lass dir bestätigen, dass sie ankommt und lesbar ist.
6. Ablauf im Büro anpassen: Wer schreibt, wer prüft, wer verschickt? Mit der E-Rechnung ändert sich vor allem der Versand.

Typische Fehler bei der Umstellung

• Eine einfache PDF wird für eine E-Rechnung gehalten.
• Die Software erzeugt ZUGFeRD im Profil MINIMUM oder BASIC-WL. Diese Profile reichen nicht.
• In der Übergangszeit gehen PDF-Rechnungen an Firmenkunden, ohne dass diese zugestimmt haben.
• Lieferanten kennen die Adresse für den Rechnungseingang nicht, E-Rechnungen landen in einem privaten Postfach.
• Bei Bauleistungen fehlt die Anlage mit dem Leistungsverzeichnis oder der eindeutige Verweis darauf.

E-Rechnung und Factoring

Beim Factoring lädst du die Rechnung im Onlineportal hoch, rund zwei Minuten pro Rechnung. Den Rechnungsversand an deinen Kunden und das Mahnwesen übernehmen wir. 48 Stunden nach dem Einreichen ist das Geld auf deinem Konto. Wie das mit deinem Rechnungsformat zusammenpasst, klärt Rene im kostenlosen Erstgespräch.

Zum Stand: Die gesetzlichen Fristen in § 27 Abs. 38 UStG gelten unverändert (31.10.2026). Ein Handwerksverband fordert, die Pflicht ab 2027 um ein Jahr zu verschieben. Ein Gesetzentwurf dazu ist nicht bekannt.