Factoring oder Inkasso? Der Unterschied für Handwerksbetriebe

Der Unterschied auf einen Blick

Inkasso und Factoring werden oft in einem Atemzug genannt, weil es bei beiden um offene Rechnungen geht. Sie setzen aber an ganz verschiedenen Stellen an. Inkasso ist der Feuerwehreinsatz, wenn es schon brennt. Factoring sorgt dafür, dass es gar nicht erst brennt.

• Zeitpunkt: Inkasso beginnt, wenn dein Kunde im Verzug ist. Factoring beginnt direkt nach der Rechnung.
• Geld: Beim Inkasso fließt Geld erst, wenn dein Kunde zahlt. Beim Factoring zahlt der Factor dir den Betrag aus, bei Rene van Laer 48 Stunden nach dem Einreichen.
• Risiko: Beim Inkasso trägst du das Ausfallrisiko weiter selbst. Beim echten Factoring trägt es der Factor.
• Forderung: Beim Inkasso bleibt die Forderung wirtschaftlich deine. Beim Factoring verkaufst du sie.
• Aufsicht: Inkassobüros brauchen eine Registrierung beim Bundesamt für Justiz. Factoring-Anbieter brauchen eine Erlaubnis der BaFin.
• Kundenbeziehung: Ein Inkassobrief ist eine deutliche Eskalation. Beim Factoring bekommt dein Kunde eine normale Rechnung, nur mit anderer Bankverbindung.

Was ist Inkasso?

Das Rechtsdienstleistungsgesetz beschreibt Inkasso als „die Einziehung fremder oder zum Zweck der Einziehung auf fremde Rechnung abgetretener Forderungen, wenn die Forderungseinziehung als eigenständiges Geschäft betrieben wird“ (§ 2 Abs. 2 RDG). Einfach gesagt: Ein Inkassobüro treibt dein Geld für dich ein. Es schreibt deinen Kunden an, setzt Fristen, telefoniert nach und leitet im Zweifel das gerichtliche Mahnverfahren ein.

Das darf nicht jeder. Inkassodienstleister müssen beim Bundesamt für Justiz registriert sein (§ 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG). Die Registrierungen stehen in einem öffentlichen Register unter www.rechtsdienstleistungsregister.de, in das jeder frei Einsicht nehmen kann (§ 16 RDG). Bevor du ein Büro beauftragst, lohnt der Blick dort hinein.

Ein Inkassobüro verändert aber nichts an der Lage deines Kunden. Kann er nicht zahlen, kommt auch beim Inkasso kein Geld. Und bestreitet er die Forderung, etwa wegen eines Mangels, kommt das Büro meist nicht weiter. Dann entscheidet ein Gericht.

Wer bezahlt das Inkassobüro?

Ist dein Kunde in Verzug, kannst du die Kosten eines Inkassobüros grundsätzlich als Schaden von ihm verlangen. Das Gesetz setzt dabei eine Grenze: Ersetzt verlangen kannst du die Inkassokosten nur bis zur Höhe der Vergütung, die ein Rechtsanwalt für dieselbe Tätigkeit bekäme (§ 13e Abs. 1 RDG). Gegenüber gewerblichen Kunden steht dir außerdem eine Pauschale von 40 € zu, die auf diese Kosten angerechnet wird (§ 288 Abs. 5 BGB).

In der Praxis heißt das: Zahlt dein Kunde, trägt er in der Regel auch die erstattungsfähigen Kosten. Kann er nicht zahlen, bleibt es je nach Vereinbarung mit dem Büro oft bei dir. Lass dir die Bedingungen deshalb vorher schriftlich geben.

Was Factoring anders macht

Factoring ist kein Eintreiben, sondern ein Verkauf. Das Kreditwesengesetz beschreibt es als laufenden Ankauf von Forderungen auf der Grundlage von Rahmenverträgen (§ 1 Abs. 1a Satz 2 Nr. 9 KWG). Der Factor kauft deine Rechnung, zahlt dir den Betrag aus und zieht danach eine Forderung ein, die ihm gehört. Dafür braucht er eine Erlaubnis der BaFin.

Bei Rene van Laer sieht das so aus: Du lädst die Rechnung in rund zwei Minuten im Onlineportal hoch, 48 Stunden später ist das Geld auf deinem Konto. Den Rechnungsversand und das Mahnwesen übernehmen wir komplett. Der Forderungsausfallschutz ist inklusive: Wenn dein Kunde nicht zahlt, dann zahlen wir. Was Factoring sonst noch ausmacht, erklärt der Ratgeber Was ist Factoring?.

Eine Grenze gilt auch hier: Kürzt dein Kunde zu Recht wegen eines Mangels, ist das kein Zahlungsausfall. Für den Bestand der Forderung stehst du in der Regel selbst ein. Den Unterschied zwischen Ausfallschutz und Rückgriff erklärt der Ratgeber echtes und unechtes Factoring.

Beispiel aus dem Handwerksalltag: eine Rechnung, zwei Wege

Ein Metallbaubetrieb stellt einem Generalunternehmer eine Rechnung über 14.600 € für Geländer und Treppen. Das Beispiel ist ausgedacht.

Weg A, ohne Factoring:

• Tag 0: Rechnung verschickt, 30 Tage Zahlungsziel.
• Tag 35: Kein Geld. Der Chef ruft an und hört, die Rechnung sei in Prüfung.
• Tag 50: Mahnung mit letzter Frist.
• Tag 65: Ein Inkassobüro wird beauftragt.
• Tag 120: Der Generalunternehmer meldet Insolvenz an. Die Forderung wird im Verfahren angemeldet, wie viel zurückfließt, ist offen.

Weg B, mit Factoring:

• Tag 0: Rechnung im Onlineportal hochgeladen, den Versand übernehmen wir.
• Tag 2: Das Geld ist auf dem Konto des Betriebs.
• Ab Tag 31: Erinnerung und Mahnung laufen über das Factoring-Team.
• Tag 120: Die Insolvenz trifft den Factor, nicht den Betrieb. Der Forderungsausfallschutz greift.

Wie lange überfällige Rechnungen offen bleiben, zeigt der Creditreform Zahlungsindikator: Im ersten Halbjahr 2026 wurden überfällige Rechnungen in Deutschland im Schnitt 8,14 Tage zu spät bezahlt. Bei Insolvenzen kommt das Geld oft gar nicht.

Forderungsmanagement im Handwerksbetrieb: Wo Inkasso und Factoring ihren Platz haben

Forderungsmanagement ist alles, was zwischen Angebot und Zahlungseingang passiert, damit Geld pünktlich kommt. Inkasso und Factoring sind zwei Bausteine davon, an unterschiedlichen Stellen:

1. Vor dem Auftrag: Bonität prüfen. Mit der Bonitätsampel siehst du, ob ein Kunde zahlen kann: grün, gelb oder rot. Mehr im Ratgeber Bonität prüfen.
2. Im Vertrag: Zahlungsziel, Abschläge und Sicherheiten regeln.
3. Bei der Rechnung: sofort nach der Abnahme schreiben, vollständig und prüffähig.
4. Nach der Rechnung: Hier setzt Factoring an. Das Geld kommt sofort, Versand und Mahnwesen laufen über den Factor.
5. Im Verzug: Mahnung, Verzugszinsen, 40-Euro-Pauschale. Die Schritte stehen im Ratgeber Kunde zahlt Rechnung nicht.
6. Wenn nichts mehr hilft: Hier setzt Inkasso an, ebenso der Mahnbescheid oder der Anwalt.

Dass gutes Forderungsmanagement mehr ist als Ordnung im Büro, zeigt der European Payment Report 2026 von Intrum: 70 % der befragten Unternehmen in Deutschland sagen, dass sie ihre eigenen Rechnungen zu spät bezahlen, weil ihre Kunden zu spät zahlen. Verspätete Zahlungen ziehen sich also durch die ganze Kette.

Wann Inkasso sinnvoll ist

• bei alten, schon überfälligen Rechnungen, die nicht über Factoring laufen,
• wenn die Forderung unstreitig ist und der Kunde schlicht nicht reagiert,
• wenn du den Aufwand für Mahnung und Mahnverfahren nicht selbst tragen willst.

Ist die Forderung dagegen streitig, führt der Weg meist über einen Anwalt und das Gericht.

Was ein Inkassobüro von dir braucht

Je vollständiger die Unterlagen, desto schneller kann ein Inkassobüro arbeiten. Leg diese Dinge bereit:

• die Rechnung und, wenn vorhanden, Angebot, Auftragsbestätigung oder Vertrag,
• das Abnahmeprotokoll oder einen anderen Nachweis, wann die Arbeit fertig war,
• deine Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit Datum,
• den Schriftverkehr mit dem Kunden, vor allem zu Mängeln oder Nachträgen.

Prüfe vor dem Auftrag die Registrierung im Rechtsdienstleistungsregister. Und lass dir schriftlich geben, was es dich kostet, wenn beim Kunden am Ende nichts zu holen ist.

Wann Factoring die bessere Wahl ist

• wenn du regelmäßig Rechnungen an Firmen, Bauträger oder Verwaltungen schreibst,
• wenn du Material und Löhne vorfinanzierst und auf das Geld wartest,
• wenn dich das Mahnen Abende kostet,
• wenn ein Ausfall deines größten Kunden dich in Schwierigkeiten bringen würde.

Factoring lohnt sich ab etwa 150.000 € Jahresumsatz. Ob alle oder nur einzelne Rechnungen darüber laufen, klärt Rene individuell im Strategiegespräch.

Kann man beides kombinieren?

Ja, und für viele Betriebe ist das der realistische Weg. Neue Rechnungen laufen über Factoring, damit gar nicht erst ein Berg offener Posten entsteht. Für ältere Rechnungen aus der Zeit davor bleiben Mahnung, Mahnbescheid oder Inkasso. So räumst du die Vergangenheit auf und hältst die Zukunft sauber. Wie das in deinem Betrieb aussehen kann, besprichst du mit Rene im kostenlosen Erstgespräch oder telefonisch unter 0160 96971320.