Bonität einer Firma prüfen, bevor du ein Angebot schreibst

Warum du die Bonität vor dem Angebot prüfen solltest

Im Handwerk gehst du bei fast jedem Auftrag in Vorleistung. Du kalkulierst, bestellst Material, planst deine Leute ein und arbeitest Wochen, bevor die erste Zahlung kommt. Kann dein Auftraggeber am Ende nicht zahlen, ist nicht nur der Gewinn weg, sondern alles, was du hineingesteckt hast.

Das Risiko ist real. 2025 registrierten die Amtsgerichte laut Statistischem Bundesamt 24.064 beantragte Unternehmensinsolvenzen, 10,3 % mehr als im Vorjahr. Im Baugewerbe kamen 104 Insolvenzen auf 10.000 Unternehmen, deutlich mehr als im Schnitt aller Branchen mit 69. Auch im ersten Halbjahr 2026 lag das Baugewerbe mit 53,4 Insolvenzen je 10.000 Unternehmen über dem Durchschnitt von 36,2.

Die Prüfung lohnt sich vor allem in diesen Momenten:

• bei neuen Auftraggebern, bevor du Zeit in ein Angebot steckst
• vor großen Aufträgen mit viel Material in Vorleistung
• wenn ein Bestandskunde plötzlich langsamer oder nur noch teilweise zahlt
• bevor du lange Zahlungsziele oder Ratenzahlung zusagst

Firmenbonität ist etwas anderes als die private Bonitätsauskunft

Bei Bonität denken viele zuerst an die persönliche Kreditauskunft von Privatleuten. Bei Firmenkunden geht es um etwas anderes: Wie stabil ist das Unternehmen, wer steht dahinter, wie zahlt es seine Rechnungen? Dafür gibt es öffentliche Register, Jahresabschlüsse, Zahlungserfahrungen und die Auskünfte von Wirtschaftsauskunfteien. Dieser Ratgeber geht um Firmen als Auftraggeber, also GmbH, UG, KG, Bauträger, Generalunternehmer und Hausverwaltungen.

Bonität einer Firma prüfen: Diese Quellen kann jeder nutzen

1. Handelsregister

Die Einsicht in das Handelsregister ist jedem zu Informationszwecken gestattet (§ 9 HGB). Abrufbar ist es über das gemeinsame Registerportal der Länder unter handelsregister.de. Dort siehst du Rechtsform, Sitz, Gegenstand des Unternehmens, Geschäftsführer, Prokuristen und bei Gesellschaften das Kapital. Achte auf diese Punkte:

• Alter der Firma: Eine sehr junge Firma mit einem sehr großen Auftrag verdient einen zweiten Blick.
• Kapital: Eine GmbH braucht mindestens 25.000 € Stammkapital (§ 5 GmbHG). Eine UG (haftungsbeschränkt) darf mit weniger gegründet werden (§ 5a GmbHG). Das ist erlaubt, heißt aber: Hinter dem Auftrag steht unter Umständen wenig Haftungsmasse.
• Häufige Wechsel: Mehrere Geschäftsführerwechsel oder Sitzverlegungen in kurzer Zeit sind ein Warnsignal.
• Liquidation: Ein Zusatz wie „in Liquidation“ zeigt, dass die Gesellschaft abgewickelt wird.

Kleine Betriebe, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, findest du dort nicht. Dann werden die anderen Quellen wichtiger.

2. Unternehmensregister mit Jahresabschlüssen

Über unternehmensregister.de sind unter anderem Handelsregistereinträge, Jahresabschlüsse und Bekanntmachungen der Insolvenzgerichte zugänglich (§ 8b HGB). Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG müssen ihren Jahresabschluss offenlegen, spätestens ein Jahr nach dem Abschlussstichtag (§ 325 HGB). Kleine Gesellschaften übermitteln nur Bilanz und Anhang, Kleinstgesellschaften nur die Bilanz. Kleinstgesellschaften dürfen die Bilanz außerdem hinterlegen statt veröffentlichen (§ 326 HGB). Hinterlegte Bilanzen gibt es nur auf Antrag als Kopie (§ 9 Abs. 6 HGB).

Darauf achtest du in der Bilanz:

• Ein „nicht durch Eigenkapital gedeckter Fehlbetrag“ auf der Aktivseite heißt: Das Eigenkapital ist durch Verluste aufgebraucht (§ 268 Abs. 3 HGB).
• Jahresfehlbeträge über mehrere Jahre hinweg.
• Ein Abschluss, der deutlich zu spät oder gar nicht offengelegt wurde.

Bedenke: Ein Jahresabschluss darf bis zu einem Jahr nach dem Stichtag eingereicht werden. Er zeigt die Richtung, nicht die Lage von heute.

3. Insolvenzbekanntmachungen

Die Insolvenzgerichte machen Insolvenzverfahren zentral und länderübergreifend im Internet bekannt, unter insolvenzbekanntmachungen.de (§ 9 InsO). Dort stehen Eröffnungsbeschlüsse (§ 30 InsO) und auch Sicherungsmaßnahmen, etwa die Bestellung eines vorläufigen Insolvenzverwalters (§ 23 InsO). Such nach Firmenname und Sitz. Lohnend ist auch die Suche nach früheren Firmen der Geschäftsführer, die du über das Handelsregister findest. Ältere Verfahren werden nach einer gewissen Zeit gelöscht. Ein leeres Ergebnis heißt also nicht, dass es nie Probleme gab.

4. Schuldnerverzeichnis

Ins Schuldnerverzeichnis kommen Schuldner zum Beispiel dann, wenn sie keine Vermögensauskunft abgeben oder eine Vollstreckung offensichtlich nicht zur vollständigen Befriedigung des Gläubigers führen würde (§ 882c ZPO). Auch Firmen werden dort mit ihrer Handelsregisternummer geführt (§ 882b ZPO). Einsehen darf, wer darlegt, dass er die Angaben braucht, um wirtschaftliche Nachteile abzuwenden, die entstehen können, wenn Schuldner nicht zahlen (§ 882f ZPO). Die Abfrage läuft zentral über das Internet, unter vollstreckungsportal.de, für registrierte Nutzer (§ 882h ZPO).

5. Zahlungsverhalten und eigene Erfahrung

Die beste Quelle ist oft die eigene Buchhaltung. Wie schnell hat der Kunde bisher gezahlt? Hat er Rechnungen gekürzt oder Mängel erst nach der Rechnung gefunden? Musstest du mahnen? Frag auch im eigenen Netzwerk nach: Lieferanten, Baustoffhändler und Kollegen anderer Gewerke wissen oft, wer pünktlich zahlt.

Achte auch im Gespräch auf Zeichen. Ein Auftraggeber, der keine Abschläge will, aber sehr lange Zahlungsziele verlangt, der sofort starten lassen will, ohne dass etwas unterschrieben ist, oder der von dir hohe Sicherheiten fordert, ohne selbst welche zu stellen, verdient einen genaueren Blick.

6. Wirtschaftsauskunfteien

Wirtschaftsauskunfteien bündeln Registerdaten, Jahresabschlüsse, Zahlungserfahrungen anderer Lieferanten und eigene Recherchen zu einer Bewertung. Solche Auskünfte sind meist kostenpflichtig, sparen aber Zeit, weil die Daten an einer Stelle zusammenkommen. Lies sie als Einschätzung, nicht als Garantie.

Warnsignale: Checkliste vor dem Angebot

• Firma erst kurz am Markt, Auftrag aber sehr groß
• Häufige Wechsel bei Geschäftsführung, Sitz oder Firmenname
• Jahresabschluss fehlt, kommt verspätet oder zeigt einen nicht gedeckten Fehlbetrag
• Insolvenzbekanntmachung zur Firma oder zu früheren Firmen der Geschäftsführer
• Eintrag im Schuldnerverzeichnis
• Kunde will keine Abschläge, aber lange Zahlungsziele
• Kunde drängt auf den Start ohne schriftlichen Auftrag
• Kunde kann oder will keine Sicherheit nach § 650f BGB stellen, mehr dazu im Ratgeber Bauhandwerkersicherung
• Andere Handwerker oder Lieferanten berichten von Zahlungsproblemen

Rot, gelb, grün: was du je nach Ergebnis tust

Mit Renes Bonitätsampel siehst du vor dem Angebot, ob ein Auftraggeber zahlen kann: rot, gelb oder grün. So erkennst du schlechte Zahler, bevor du Material bestellst und Leute einplanst. Je nach Ergebnis passt du deine Bedingungen an:

• Grün: Angebot zu deinen normalen Bedingungen, mit klarem Zahlungsziel und Abschlägen bei größeren Aufträgen.
• Gelb: Vorleistung begrenzen. Kürzere Zahlungsziele, Abschläge in engem Rhythmus, Anzahlung für Material, bei Bauverträgen eine Sicherheit nach § 650f BGB. Wie du Zahlungsziele festlegst, steht im Ratgeber Zahlungsziel auf der Rechnung, wie Abschläge funktionieren, im Ratgeber Abschlagsrechnung.
• Rot: Nur gegen Vorkasse oder gar nicht. Keine größere Vorleistung für einen Kunden, der voraussichtlich nicht zahlen kann.

Wie das im Alltag aussieht, erzählen Malermeister Felix Jung und Baustoffhändler Patrick Otto in ihren Video-Interviews. Beide nutzen die Ampel, bevor sie für neue Kunden arbeiten. Mehr dazu in den Referenzen Felix Jung und Patrick Otto.

Was ein Ausfall wirklich kostet

Ein ausgefallener Auftrag frisst mehr als den Rechnungsbetrag. Die Formel: Ausfallbetrag ÷ Umsatzrendite = Umsatz, den du zusätzlich machen musst, um den Verlust auszugleichen.

Rechenbeispiel: Fällt eine Rechnung über 9.000 € aus und dein Betrieb arbeitet mit 6 % Umsatzrendite, brauchst du 150.000 € zusätzlichen Umsatz, nur um wieder bei null zu sein. Mehr dazu im Ratgeber Was ein Zahlungsausfall kostet.

Eine Prüfung senkt das Risiko, beseitigt es aber nicht. Auch eine gut bewertete Firma kann ausfallen, wenn ihre eigenen Kunden nicht zahlen. Darum gehört zum Factoring der Forderungsausfallschutz: Wenn dein Kunde nicht zahlt, dann zahlen wir. Rechnungsversand und Mahnwesen übernehmen wir. Wie Bonitätsampel, Factoring und Bürgschaften für deinen Betrieb zusammenpassen, klärt Rene im kostenlosen Erstgespräch.